Concur：企業採用自動化差旅及費用管理系統

員工出差往往遇上很多需要向公司報銷的開支，如交通、住宿、伙食費等，於是旅途上不免儲存了一堆收據和發票，不單員工攜帶麻煩，且公司翻查和存檔亦困難，因此近年愈來愈多企業允許員工利用智能裝置作差旅及費用報銷的批核，以及透過掃描和上載單據來處理費用報銷。

Concur最近委託研究機構進行了一項調查，訪問了亞洲區363位首席財務總監及財務管理人員對企業處理商務差旅及費用管理的意見。

亞洲流動費用管理技術較落後

研究結果顯示，差旅的費用對公司的整體財務表現影響可大可小，而費用亦同時受到行政人員的個人喜好所影響。研究發現在亞洲企業當中，10個受訪企業便有7個表示商務差旅費用佔公司總收入的5%，更有18%的企業佔其總收入的5%至10%。因此，近年企業趨向轉用自動化差旅及費用系統，既可以鼓勵員工即時提交單據作適時報銷，亦能提高員工和僱主於處理差旅及費用報銷時的效率及透明度。

由於能便捷地在流動智能裝置上管理差旅及費用，更可以隨時隨地連接系統處理報銷，因此調查結果顯示大部份用戶對全自動的差旅及費用系統均十分滿意。雖然廣受歡迎，但整合流動技術與費用管理的科技在亞洲地區仍有很大的發展空間，61%的受訪企業表示，他們欠缺流動的差旅及費用管理能力。但57%中國受訪企業表示，自己現已使用流動差旅及費用管理的方案，較其他亞洲地區領先。

半數企業計劃放棄舊系統

除了差旅費用，企業每天亦要處理大量與財務相關的數據。財務決策者在調查中列出了三大最需要他們頻繁監管的項目，分別為潛在的欺詐行為、反賄賂及其他相關法例及守則，以及供應商的回扣。報告顯示有近一半的亞洲企業未能準確地掌握以上資訊，反映他們需要分析工具作出適時的提醒，以偵測欺詐行為及提升透明度。

此外，報告亦指出，超過一半的受訪企業都計劃放棄現有費用管理系統，而投入使用全自動化差旅及費用管理系統。為提升用戶體驗，逾61%的中國企業及52% 的亞洲企業有意將系統升級至全自動化。現已使用全自動化系統的行政人員對系統上的各項指標都非常滿意，他們認為清楚列明的費用項目、適時的報告和合符政策及規例的程序，對於亞洲企業尤其重要。

系統須與核心應用整合

Concur指出，為讓員工可以完全適應自動化的差旅及費用管理系統，新系統的部署應分階段進行。而且，一般企業由多層架構和團隊組成，企業必須把差旅及費用管理系統和現有核心業務應用系統（如財務系統、企業資源規劃ERP等應用）整合，才能有效地追蹤相關的支出，且一旦系統中有任何改動都能實時自動更新。實行全自動化的系統後，可確保企業能夠無縫地實時監察所有差旅及費用管理程序、提供相關數據分析、偵測詐騙行為、改善流程，達致提升工作效率、降低成本和項目開支的目標。