隨著物聯網（IoT）愈趨普及，許多昔日作為附屬設施的設備，如打印系統等，
今日亦可反客為主，取代電腦作為人力資源管理、文件管理等系統充當自助服
務台。
本港不少零售商店，至今仍未設有電腦系統。員工每月的糧單、請假申請表，
或報稅用的IR56B，至今仍以紙張式打印，由經理或店長逐一派發給員工。這種
傳統管理方式除了不夠效率，人力資源管理須多花時間逐一記錄，員工亦容易
遺失單據，保安方面亦有所不足。
為協助企業建造無縫及高效能的辦公室物聯網（Office IoT），享受業務流程自
動化及系統整合的效益，富士施樂（香港）遂推出全新員工自助服務台方案。該
新方案由富士施樂（香港）物聯網文件管理裝置Smart Device 2.0，與Vantis人力
資源管理系統（HRMS）結合，並加上HRM Connector技術，讓企業將現有的人力
資源管理、文件管理等系統，整合於同一裝置上，為員工提供自助式人力資源服
務，令業務流程變得自動化及流暢。
工作流程自動化
透過該員工自助服務台方案，企業可化繁為簡，集中所需系統於單一平台上，
並具有即時啟動、使用者許可權等功能，員工只須輸入密碼、拍智能卡或啟用
人臉辨識功能，便能開啟簡易的介面進行操作，然後自行處理人力資源事項，
如打印糧單、請假等，從而簡化流程。而棄用紙張處理人力資源事項，如請假
申請表、報稅表、申領支出費用表等，亦可大大縮短人力資源部門處理日數，人
力資源管理從此更統一且有系統。
對於人力資源部門設在總公司的行業，如飲食、零售、建築及物業管理等，員
工現可於子辦公室，自行處理人力資源事務，則只須透過Smart Device 2.0介面，
即可進行各項申請，並查看進度，或重新打印糧單，不怕遺失記錄，同時亦可
令工作流程更自動化、更方便快捷。
簡單易操作且自動符合法規
新員工自助服務台方案的主要功能，包括可透過單一介面，檢視個人資料
（Personnel），如銀行資料及學歷證書，而且只須一按，即可輕易打印糧單及
IR56B報稅表；方案另一功能為請假申請（Leave Application），員工在介面選擇
請假申請類別，如有薪年假、補假、婚假等，然後選擇假期日子，最後按提交
即可。免卻以往填寫及遞交請假申請表至人力資源部門，大約需8天處理時間，
現只需約2個小時即可完成整個流程，效率顯著提升。
Smart Device 2.0並提供申領支出費用（Expense Claims）功能，員工只須在介面選
擇支出費用類別，如乘搭交通工具、娛樂費用等，然後掃描有關收據並按提交，
人力資源部門收到後，只須按幾個鍵已可批准。
富士施樂（香港）市場部總監鍾建業指出：「Smart Device 2.0乃針對香港市場
而設，因此完全符合本地的勞工法例，有助企業遵從法規。舉例說，系統會自
動發送提示，提醒員工尚有多少假期必須在年底前清，否則將會視作廢棄等等
。除了香港，Smart Device 2.0亦已符合大陸、澳門、新加坡、馬來西亞和台灣
的法規，但因以香港為主，是以每有法例修訂，如最低工資，或未來可能有的最
高工時等，都會立時推出更新檔案。」
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