2009年3月12日星期四

佳能、億軟、慧圖合作推出文件保密方案 結合香港郵政電子證書

佳能、億軟、及慧圖合作推出文件保密方案(S-DMS),在佳能的iRC2550i多用途打印機,結合億軟電子證書技術,為每份文件加入法律認可電子簽署,加強文件保安功能。

方案配合慧圖VitalDoc文件管理系統,文件自動掃瞄後,加入內容索引存入伺服器。

慧圖科技營運總監吳國璋表示,文件數碼化後加入電子證書,即成具法律效力的文件,用戶可減少保留文件正本的數量。

注入電子證書 數碼文件具法律效力

iRC2500i打印機掃瞄文件,轉化成Adobe PDF檔案數碼格式,每部機安裝二十至一百張香港郵政電子證書,自動加入PDF檔案,核實用戶身份。

吳國璋表示,一般的打印保密方案,保安層面通常著重登入打印機認證程序,但S-DMS方案使用電子證書,每份文件皆加入電子簽署,更有效加強保安。

他亦舉例,某些行業如律師樓及銀行,基於守則要求,文件要保留一段頗長時間,以供日後參閱,屯積大量文件。新方案加入電子證書,根據《電子交易條例》,使用認可數碼簽署的數據文件,跟正式文本同一樣,享有法律的認受性。

文件自動歸檔

掃瞄後的文件,可直接以電郵寄出,打印,或存入伺服器歸檔。電子證書確保文件在發送過程中,不能開啟及修改,可按員工職級設定使用權限,限制打印數目及傳輸對象,開啟及修改文件都會自動存有紀錄。

吳國璋指出,新方案掃瞄文件時自動將文件歸檔,加入索引,例如銀行客戶關係管理系統(CRM),客人申請表自動存入相關的資料夾,會辨識申請人及處理職員的資料,省卻人手輸入步驟。

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