2015年5月13日星期三

Konica Minolta推1docFlow mini助企業簡化工作流程


繁瑣的業務流程和日積月累的紙張文件,往往拖慢企業業務發展,加重企業集中管理文件、共享和檢索重要文件的壓力。為提升工作流程效率,不少企業都急切尋找一套能簡化日常流程,和減少紙張文件的解決方案。雖然市場上不少打印系統均提供文件管理方案,惟不少文件管理方案追不上現今雲運算,和流動化日漸普及的企業工作流程。有見及此,Konica Minolta遂推出1docFlow mini方案,能自動化地統一業務流程及文件管理,取代繁瑣的紙張審批程序,大幅簡化涉及不同用戶或群組的文件處理過程。

跨平台簡化企業營運

對企業管理層而言,往往難以同時監管各個部門、小組,以至不同職級的員工手頭上正處理的工作;即使經理級亦容易忽略紙張文件,難以抽空處理手動審批程序。早前推出的1docFlow mini業務流程方案則以雲端技術為基礎,可融匯不同應用程式,為使用者提供便捷的企業方案,以改善資源管理,令管理層及一般員工,均可通過統一和互相連接的平台,輕鬆處理日常的工作流程。

針對現今跨平台的企業營運方式,1docFlow mini可分別支援桌面電腦及流動平台,包括常用瀏覽器、iOS及Android應用程式。員工只須通過電腦常用瀏覽器、iOS或Android流動裝置,登入1docFlow mini 系統,即可處理不同職務。其工作流程更比現有系統簡單,毋須額外進行員工培訓即可採用。1docFlow mini並涵蓋了企業最常見和最重要的日常業務流程,包括:時間管理、帳目管理、資源管理、人事管理等均一目了然,其自動化及紙張文件流程數碼化,可大幅簡化業務流程,提高工作效率並節省成本。

管理批核一目了然

通過1docFlow mini,企業管理層可隨時隨地瀏覽員工休假、公幹、通勤記錄、加班時間,更可查閱不同部門小組的加班時間,並分別針對個人或小組進行加班批核。員工方面,則可透過1docFlow mini簡易地提交日常開支、膳食、醫療、出差、娛樂等費用;上級除可通過1docFlow mini進行批核,亦可有系統地顯示和控制所有相關款項。

而資源管理方面,1docFlow mini則可讓員工分享和存儲不同的資訊及文件,並可針對小組或個人設定不同權限。通過掃描員工和顧客的個人化QR碼,更可追踪他們參與活動的紀錄,協助記下活動開始和結束的時間,並顯示相關活動的時間表。有助簡化和加快業務流程,使文檔共享、員工考勤記錄及會計往來的透明度增加,從而提高運作效率。該方案亦能加快處理時間、減少人手處理程序,且能在同一時間內完成多項工作。

愈來愈多企業邁向雲端,Konica Minolta亦不落人後,透過將紙張文件過程轉化為電子文檔過程,除有助降低紙張打印消耗,有效節省運營成本和存儲空間,亦有助將日常工作流程和文件系統的遞交、分類及保存標準化。統一和數碼化的管理,協助實時執行和監控,且其審批或自動觸發後續的工作流程,皆一站式地將所需文檔及步驟集中於系統內自動運作,從而節省手動輸入數據的時間,同時避免人為錯誤。加上1docFlow mini採用Amazon Web Services,能為企業提供穩定可靠的服務,所有經由1docFlow mini處理的數據,均以256-bit進行加密,確保企業雲端數據安全。



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