富士施樂「新一代打印管理服務」大革新

市場研究機構Gartner指出,企業若革新文件輸出的管理,往往能節省多達四成的輸出成本。事實上,市場上大部分打印設備廠商,均有提供文件管理方案,部分更可為不同規模的大型或中小型企業,度身訂制切合其業務需求及打印需要的文件管理方案。

許多文件管理方案大同小異,主要協助用戶掃描、擷取、儲存和分類管理企業的文件、電郵、圖像及表格等,助用戶將文件數碼化,以便儲存和分類歸檔,是以此類文件管理方案一般少有重大更新。然而隨著員工自攜個人裝置(BYOD)、流動化和雲運算愈趨普及,傳統的文件管理方案支援漸見不足。有見及此,富士施樂(香港)早前發布業務藍圖時,即透露將於一年內推出一系列「新一代智能辦公室」文件及傳訊服務,屆時其藉簡化文件及業務程序,協助本港企業提升競爭

降打印量減資源耗費

富士施樂(香港)一項《企業文件及資訊管理方案指標》調查發現,縱然接近50%受訪企業仍以人手方式處理文件及資訊,他們卻漸漸意識到文件及傳訊服務的重要性,能有效協助企業提升業務效率、改善知識共享,以及減少打印消耗。針對本港企業的文件及傳訊需求,富士施樂(香港)推出「新一代打印管理服務」, 共分三個階段改善與文件相關的工作程序,促進文件傳訊、保安及流動性,有助「新一代智能辦公室」進一步於商界普及。

第一階段為評估及優化客戶的傳訊環境」富士施樂(香港)會評估客戶的打印架構,例如運作表現、輸出成本及對環境的負苛,並以圖像化形式展示客戶的運作情況,包括與其他部門或業界標準相比的打印量及運作成本,以及在簡化後的文件通訊流程。企業將可預視優化後的打印環境,減低成本以支援可持續發展的目標。

第二階段為透過保安和整合簡化業務過程,以提升整體效率。當打印環境經過評估和優化後,富士施樂(香港)會協助客戶詳細設定打印機設置,例如每名員工的彩色打印上限,或允許指定的群組打印機密文件。此外, 透過增強管理功能,客戶可設定用戶認證,根據個別用戶設定,實行打印管理,以及按部門分配打印機成本。除可讓企業使用流動裝置打印,及提供打印伺服器管理方案外,企業用戶更毋須擔心方案與現有IT架構,在整合時的安全性和兼容性等問題。

第三階段則集中自動化及簡化文件流程,以減少打印量,從而減少資源耗費。富士施樂(香港)將根據以上步驟所蒐集的數據,辨別出最倚重紙張的工作程序。運用數量相關的數據(如打印數量及相關設備的資料)及質素檢視的數據,有助客戶分析及了解員工打印紙張文件的原因,以及他們如何分享和發布相關資料,從而助企業找出欠缺效率的工作程序。透過這個步驟,企業能制定智能工作程序,簡化倚重紙張的工作流程,從而改善生產力,營造更有效率且低碳排放的「新一代智能辦公室」。