EMC助效率促進組提升資訊管理效益

近年，政府不斷強調績效管理，也仿傚私人機構，經常審核部門運作效率，並作出相應改善。但是，效率已不單取決於公務員的個人能力，亦須有相應科技支援，政府處理文件之多，可說汗牛充棟，內容管理可算是政府提高生產力的重要部署之一。

一九九二年，港府成立效率促進組(Efficiency Unit)，為各部門提供顧問服務，以改善政府服務水平，制訂提升績效方案，並協助推行改革。不過，效率促進組也受到資訊泛濫，直接影響工作效率。較早前，該部門投資逾二百萬美元，配置EMC資訊智能及儲存系統方案，以提升部門協作能力，成效顯著。

效率促進組助理專員郁惠豐表示，該部門的數據量迅速膨脹；其中包括大量「非結構資訊」(unstructured data)；如電郵、文件、影像等格式，系統效率大受影響，必須升級資訊及記錄管理方案。

升級系統需求迫近眉睫，另一原因為目前四十五歲以上公務員的人數，已超越五成。而其中約三成於三年內退休，政府必須尋找替代方案，為人手交接作過渡性安排；包括妥善保留舊有資訊，確保現時採用程序和記錄，能支援未來協作。

效率促進組最後選用了EMC資訊智能方案EMC Documentum作企業資訊管理平台，包括了共享部門或項目資訊協作軟件CenterStage，也包括了協助執行、管理並簡化決策流程的業務流程管理(Business Process Management)工具，以及符合香港政府檔案處長期資訊保存要求記錄管理 (Records Management)的套裝；儲存系統則採用容量達7TB 的EMC Centera系統。

企業資訊管理平台的主要功能為自動化資訊管理，效率促進組也藉此整頓非結構化資訊；包括自動資訊分類、中央化管理及儲存、並在保存文檔的程序，實現無縫歸檔技術。

郁惠豐說，新配置不單提昇系統運行速度及效益，也優化資訊管理。該部門同時引入了企業資訊管理策略(EIMS)，透過調整工作的流程改善效益，其中以資訊處理的效果最為可觀。他指過往大部份的政府部門，均無統一的資訊策略，不少數據就因分散儲存而遺失，更較實現共享。

採用企業資訊管理策略後，工作相關檔案及數據，悉數從個人電腦移至中央系統內，以便實踐優化流程及共享。另一方面，效率促進組又經常採訪其他部門，進行統計調查。過往工作記錄及筆記，大部份僅限於個人書寫記錄，其他人難以辨識讀取內容；現時部門要求員工輸入資料至中央系統，改變以往工作習慣。如此一來增加工作量，卻帶來顯著優點，又能分享經驗。現時效率促進組內部，利用EMC Documentum eRoom設立討論區及留言版，員工可線上討論工作，較過往以電郵、電話或親身會議等方式協作更具效率。

EMC Documentum也幫助效率促進組，革新了該部門1823熱線。此服務主要解答市民就有關地政總署、社會福利署、屋宇署、勞工處等二十一個政府部門之服務查詢，並接納市民投訴政府決策局或部門。郁惠豐表示，1823電話熱線平均每年接獲逾三百萬次查詢，網站最熱門查詢，每日點擊率達八千次以上；新資訊管理平台亦協助網站的搜尋引擎，令資訊搜尋更快捷準確。

郁惠豐形容，如果政府現有內部文件記錄櫃，全部排成一條直線，長度可達二百公里，足見政府文件之浩瀚；近年，政府大力推廣「知識為本」管理，他期望今次實施之系統，可為日後政府發展資訊科技化之借鑑。效率促進組也積極緊貼市場；部份員工已配置了iPad平板電腦，減少會議和工作的紙張消耗。