RightFax 10新增多項優化功能模組助簡化流程

隨著商業文件數碼化，傳真效率亦大幅提升，毋須再佇立傳真機前，以人手撥按電話號碼，靜待撥號接通後，文件才逐一輸出。

不少企業為提升工作效率，早已設置傳真伺服器，讓員工得以透過電腦或電郵收發傳真。事實上，一套完備的傳真方案，不僅能替企業節省紙張耗材等成本開支、縮短收發傳真所需時間，同時有助企業嚴守法規遵從。部分行業如物流、銀行、地產、保險業或出入口貿易等，相當倚重文件及表格傳真，則須更精密的傳真方案，以應付日常營運所需。

由綠島電信代理的Open Text RightFax，在傳真平台領域具廿五年經驗；其模組化功能，專門針對高傳真量，或對應用程式整合需求殷切之用戶，更能迎合企業級用戶的業務需求。上月，Open Text推出新版本RightFax 10。較之傳統電子傳真以影像圖片形式傳送，RightFax 10的PDF模組，可透過OCR辨識技術，讀取傳真的文字內容，若配合新增模組「Searchable PDF」，即可針對傳真內容進行關鍵字搜尋、文件管理及編制索引，大幅簡化數據搜尋和歸檔程序。PDF文件容量較圖片影像少得多，更便於存取，加上用戶可為傳真檔案設立讀取權限，為PDF進行加密，對須符合如Sarbanes Oxley等法規遵從的企業而言，實有莫大裨益。

整合功能傲視同儕

Open Text區域客戶經理黎富榮表示，除了Searchable PDF模組，RightFax 10新增的Barcode Routing、業務可持續性，和加入支援Office 2010等優化功能，亦備受企業客戶歡迎。

「每份傳真均會被分配獨立條碼，Barcode Routing可讓企業用戶按其業務流程，進行簡單的設定配置，將特定類別的傳真，實時轉駁至相關的部門或負責的同事，如房貸表格經Barcode Routing，直接轉至貸款部同事的電郵郵箱；而個人資料更改表格，則轉至客戶服務部等。此舉可大幅簡化分門別類的流程，提升工作效率。」黎富榮續指，在新版本加入Barcode Routing前，已有不少客戶查詢有關功能，相信新增的Barcode Routing為免費模組，屬客戶佳音。

由於不少企業規劃基建或應用升級時，早已將Office 2010列作必要條件，因此Open Text亦於RightFax 10新增可支援Office 2010的優化功能。憑藉其多年經驗及開發成果，RightFax 10目前分別可支援Microsoft SQL Server 2008、Windows Server 2008標準及企業伺服器、Windows 7、Vista、XP和Office 2010。RightFax 10的整合功能亦屬業界先驅。其通訊錄可無縫整合至Lightweight Directory Access Protocol （LDAP）、Open Database Connectivity（ODBC）及Active Directory等；而電郵整合方面，亦開發了專屬的Connector整合工具，以對應企業最常採用的SMTP、Microsoft Exchange及Lotus Notes。在雲運算愈趨普及的環境下，愈來愈多企業採用雲端電郵，Open Text自然不會忽略那些客戶的需求，因此同時提供整合Microsoft Office 365及Gmail的Connector整合工具，讓用戶可隨時隨地透過電郵整合介面收發傳真。

自家開發整合工具縮短部署

整合功能可說是Open Text的強項之一，亦是企業在採用傳真方案時的一大考量。黎富榮表示，物流、銀行金融、地產、保險業、電訊業、出入口貿易、政府部門、製造業及服務業等垂直行業，日常營運均十分倚重傳真通訊，並每每整合至其他企業應用，如客戶關係管理（CRM）或企業資源規劃（ERP）等，令工作流程更為順暢。

「相較市場上其他方案產品，RightFax的優勢在於其自家開發的專屬整合工具，讓用戶可藉簡單的配置步驟，無縫整合RightFax與SAP、Oracle Purchasing 11i及FileNet等應用；RightFax 10並提供多個Connector整合工具，以對應市場上不同品牌的多功能打印系統。企業若自行編寫程式以整合傳真至企業應用，一般須投放一個人月（man month），且部分平台並非開放，要非與方案供應商取得協議，根本無法無縫整合。」Open Text亞太區業務總監林漢華透露，新版本RightFax 10分別針對企業最常採用的CRM、ERP、EMR或HER系統和文件管理系統，提供專屬整合工具。

至於多功能打印系統（MFP）方面，RightFax 10的Connector整合工具目前已涵蓋HP、Konica-Minolta、Ricoh、Sharp及Xerox等主要MFP，並分別XML和SMTP兩種MFP整合工具。黎富榮續指，即使不設專屬Connector的MFP，RightFax 10仍可提供以FCL （Facsimile Command Language）編程語言開發的整合工具，讓企業可迅速完成整合部署。

雖然企業愈來愈倚賴電郵通訊，而在電子化洗禮下，不少行業均提供電子表格，讓市民用戶經由互聯網填寫遞交，惟黎氏認為，傳真仍具備無可取替之優勢。無論在法規遵從以及審核方面，傳真仍較具法律認可度；加上其整合彈性，讓企業得以利用現有的IP電話系統進行路由，將全球多個城市的傳真，整合至頻寬成本最低的辦公室，大幅減省營運成本。