文件電子化一向是文件管理的重要發展方向，既減省浪費紙張，也便於儲存、擷取和管理，有效提高工作效率。
富士施樂香港市場部總經理鍾建業表示，推動文件管理電子化的因素也一直隨時代轉變。「八十年代時，機構多半基於檔案管理和遵循法規，而認識電子文件管理。到了九十年代，有限的儲存空間、有效的檔案檢索以及統一文件規格，趨使機構把文件電子化。千禧年至今，電子文件的好處更包括提高協作效率、分享檔案、有效管理項目、工作流程自動化、提高資訊安全等等。」
鍾建業也預期，電子文件管理未來會跟隨主流IT趨勢發展，與雲運算、流動化和業務流程整合。
有見及此，富士施樂香港與美國企業內容方案（ECM）供應商ParaDM合作，推出全新電子文件管理服務（EDMS），透過互聯網、電腦系統及流動應用等，有條不紊地組織、儲存、管理和追蹤電子文件。
ParaDM的開放式架構電子文件管理系統以互聯網為平台（web-based open-architecture），提高透明度和靈活度。系統主要分為四部分：主幹ParaDoc是以互聯網為平台的文件管理系統，集中數據存取；ParaFlow把文件擷取、複閱、批核及歸檔等工作流程自動化；ParaForm協助用家透過互聯網創建電子表單；ParaScan則將紙張文件轉為電子影像，減低文件遺失及損壞的風險，同時簡化存取流程，提升文件管理效率。
SmartFile簡化掃描流程
新方案更把ParaDM系統中的ParaDoc，結合至富士施樂香港開發的SmartFile工具，配合富士施樂的多功能裝置（MFD），簡化文件管理流程。
ParaDM 副總裁鄺家俊指，一般企業文件管理的通病在於欠統一。「把紙張文件轉化為電子檔案的步驟本已繁複，掃描後用戶要選擇把文件儲存於哪個文件夾，份屬哪個部門，然後要標註文件種類，還有客戶資料、日期等，最後還要把掃描好的文件重新改名儲存，才算大功告成。但正因過程繁瑣，很多機構未有統一電子文件儲存程序和規格，員工各施其法儲存文件，除了增加日後搜尋的困難，也徒令存儲負荷大增，不符合成本效益。」
SmartFile工具正正針對上述問題而設，把繁複的步驟整合為簡單易用的工具。用戶在多功能裝置上登入後，系統會根據其職級、權限等，顯示個人化的主頁面，只顯示常用和所需的功能，簡化頁面。掃描文件後，用戶只需按系統要求，填上指定資料，系統便會分析文件，自動按規格命名，並儲存於指定的ParaDoc文件夾內。
方便檢索 安全性高
檢索方面，SmartFile透過多功能裝置伺服器上的光學文字辨識（OCR），辨識文件內容，配合用戶所輸入的附加資料，互補不足，整個電子文件管理的索引系統便更全面。用戶可更快捷準確地搜尋檔案，提高工作效率。
由於文件會直接掃描並儲存至電子文件管理系統，而非機構伺服器，傳輸也經過加密，安全性較傳統電子文件管理方案高。系統會根據用戶的職級、權限，限制其檢索、修改範圍等，確保機密文件不會外洩。
SmartFile的另一特色是個人化。機構可按照其性質、業務、規模等要求，度身訂造電子文件管理系統，並統一文件規格，簡化管理。用戶也可自訂多功能裝置主頁面的捷徑，甚至是捷徑圖標（icon），鄺家俊笑言：「即使把憤怒鳥用作圖標也未嘗不可。」
方案中也加入流動應用程式ParaMobile，讓用家即時檢視企業資訊，例如檢閱及批核商業建議書，以加快落實決定。ParaMobile目前只支援iOS 4.0或以上版本之流動設備平台。富士施樂方面表示，新方案分為一次性及月費兩種模式收費，為企業提供更大自由度。
富士施樂香港市場部總經理鍾建業表示，推動文件管理電子化的因素也一直隨時代轉變。「八十年代時，機構多半基於檔案管理和遵循法規，而認識電子文件管理。到了九十年代，有限的儲存空間、有效的檔案檢索以及統一文件規格，趨使機構把文件電子化。千禧年至今，電子文件的好處更包括提高協作效率、分享檔案、有效管理項目、工作流程自動化、提高資訊安全等等。」
鍾建業也預期，電子文件管理未來會跟隨主流IT趨勢發展，與雲運算、流動化和業務流程整合。
有見及此，富士施樂香港與美國企業內容方案（ECM）供應商ParaDM合作，推出全新電子文件管理服務（EDMS），透過互聯網、電腦系統及流動應用等，有條不紊地組織、儲存、管理和追蹤電子文件。
ParaDM的開放式架構電子文件管理系統以互聯網為平台（web-based open-architecture），提高透明度和靈活度。系統主要分為四部分：主幹ParaDoc是以互聯網為平台的文件管理系統，集中數據存取；ParaFlow把文件擷取、複閱、批核及歸檔等工作流程自動化；ParaForm協助用家透過互聯網創建電子表單；ParaScan則將紙張文件轉為電子影像，減低文件遺失及損壞的風險，同時簡化存取流程，提升文件管理效率。
SmartFile簡化掃描流程
新方案更把ParaDM系統中的ParaDoc，結合至富士施樂香港開發的SmartFile工具，配合富士施樂的多功能裝置（MFD），簡化文件管理流程。
ParaDM 副總裁鄺家俊指，一般企業文件管理的通病在於欠統一。「把紙張文件轉化為電子檔案的步驟本已繁複，掃描後用戶要選擇把文件儲存於哪個文件夾，份屬哪個部門，然後要標註文件種類，還有客戶資料、日期等，最後還要把掃描好的文件重新改名儲存，才算大功告成。但正因過程繁瑣，很多機構未有統一電子文件儲存程序和規格，員工各施其法儲存文件，除了增加日後搜尋的困難，也徒令存儲負荷大增，不符合成本效益。」
SmartFile工具正正針對上述問題而設，把繁複的步驟整合為簡單易用的工具。用戶在多功能裝置上登入後，系統會根據其職級、權限等，顯示個人化的主頁面，只顯示常用和所需的功能，簡化頁面。掃描文件後，用戶只需按系統要求，填上指定資料，系統便會分析文件，自動按規格命名，並儲存於指定的ParaDoc文件夾內。
方便檢索 安全性高
檢索方面，SmartFile透過多功能裝置伺服器上的光學文字辨識（OCR），辨識文件內容，配合用戶所輸入的附加資料，互補不足，整個電子文件管理的索引系統便更全面。用戶可更快捷準確地搜尋檔案，提高工作效率。
由於文件會直接掃描並儲存至電子文件管理系統，而非機構伺服器，傳輸也經過加密，安全性較傳統電子文件管理方案高。系統會根據用戶的職級、權限，限制其檢索、修改範圍等，確保機密文件不會外洩。
SmartFile的另一特色是個人化。機構可按照其性質、業務、規模等要求，度身訂造電子文件管理系統，並統一文件規格，簡化管理。用戶也可自訂多功能裝置主頁面的捷徑，甚至是捷徑圖標（icon），鄺家俊笑言：「即使把憤怒鳥用作圖標也未嘗不可。」
方案中也加入流動應用程式ParaMobile，讓用家即時檢視企業資訊，例如檢閱及批核商業建議書，以加快落實決定。ParaMobile目前只支援iOS 4.0或以上版本之流動設備平台。富士施樂方面表示，新方案分為一次性及月費兩種模式收費，為企業提供更大自由度。
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