新一代文件管理方案 解決企業協作挑戰

Adobe的PDF文件格式可以說是世界上最風行的文件格式。 PDF的優勢在於不但可完全保留格式、整合文字、圖片和格式，而且壓縮技術也令文件體積細小，加上結合了保安技術，故此PDF儼然已是文件管理和交換的主流，統一眾多文件格式。

Adobe Systems 香港銷售總監鍾欣彤表示，Adobe也為文件管理和工作流程，帶來革命性的改變，甚至為電子文件，加入前所未見的協作功能，透過多媒體內容，表達的內涵更豐富傳神。商業上，管理分享文件方案有數項基本考慮，包括保安、協作和分享、兼容多媒體檔案、提升成本效益和生產力等。

「以保安來說，文書處理以電子郵件傳送，往往不考慮保安，任何人收到文件，都可以打開，私隱和敏感資料毫無保障。PDF文件卻可預設閱讀權限，設定成不可修改、列印、複製或變更等。一些私隱資料可永久隱藏，更可加入電子證書，核實收發者身份。協作和分享等流程方面，文件經多人審批，多重修改，版本控制費時失事。以 PDF制作檔案格式，就方便得多。」

Acrobat X 與 Microsoft SharePoint 整合技術，只須在PDF檔案選擇登出／登入，即可檢視及編輯共享文件，讓文件維持一致性，支援以 Microsoft SCCM 和 SCUP 的 Adobe Reader X 和 Acrobat X 部署、設定、管理更新及遵循 ISO工業標準。例如企業以微軟SharePoint系統，建立文件管理系統，甚至取代檔案系統。以往先經登入檢視檔案。Adobe的Acrobat X方案與SharePoint 整合，可直接從 Acrobat 中登入和登出文件，檢視及編輯共享 PDF 文件，簡化了整個程序。PDF能保留評註記錄和修改。免費下載的 Adobe Reader X更加入了便條 (Sticky Notes) 和螢光筆 (Highlighter) 工具，方便加上註釋。

「Acrobat X 也能支援多媒體，可直接於PDF 加入影片或媒體格式，如工程繪圖、網頁設計，甚至是動畫或 3D 圖片。透過 Acrobat X 輸出成 PDF檔，只要免費下載 Adobe Reader，便能閱讀檔案。」

Adobe Reader也支援 Flash Player，PDF可直接載入影片，用 Adobe Reader 直接觀賞，毋須另外下載播放器或插件，為設計業等經常運用多媒體行業，帶來莫大便利。

PDF文件除可嵌入多媒體，亦能有效保護文件保安。Acrobat.com 與微軟的SharePoint 系統整合，可以同一網上平台發布、蒐集評註和協作，加上支援電子簽署和電子身份核實，具法律保障能力，也減少列印儲藏的需求，減少紙張消耗。

此外，Acrobat X又加入了全新的Portfolio Wizard，透過三個步驟便能輕鬆製作PDF Portfolios，並可應用全新版面、預設主題及調色板，製作個人化PDF Portfolios，如加入公司徽號，集結多媒體，成為安全 PDF 檔案。PDF Portfolios可將多個不同類型檔案，集結為單一檔案，減少漏發檔案，收件者也只需儲存單一檔案，兩蒙其利。

至於傳送方面，Adobe 特別於 Acrobat.com 新增了Adobe SendNow 文件交流服務。Adobe SendNow乃文件交流及共享服務，可發送、下載、追蹤和管理文件。通過網絡瀏覽器上載檔案，或直接從Adobe Reader X 的 Share pane 上載檔案。只須在中央控制面版，按動幾下滑鼠，大型檔案便會傳送至一個或多個收件者，甚至回顧傳送檔案、追蹤及查看檔案傳送時間及收件者，取得傳送回條，以及查閱對方已接收檔案。Adobe SendNow 免除了以往文件須經電郵過濾、FTP 伺服器，或速遞來傳送等。

鍾欣彤續指，PDF 本身是開放格式，可通過不同途徑產生，如 Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Internet Explorer、Publisher、Access、Firefox和Lotus Notes等檔案，轉換成 PDF 。Acrobat X 也可倒轉轉換PDF 格式成 doc 和 xls等格式，戶可直接使用文件內的數據和內容，毋須重新輸入或整理，省卻了不少工序和時間。