不少行業驟聽與文書工作不太相關，卻對打印和文件處理要求非常嚴謹。安捷材料試驗有限公司(A.E.S) 專門檢驗建築物的綱結構，獲香港實驗所認可計劃認可，業務遍及中港。但隨著公司發展，存取文件及印刷需求大增，尤其是每一項檢驗項目均需準備大量驗證文件，而且為客戶提高的證明文件絕不能馬虎，文件打印和管理成為了一大難題。
A.E.S技術總監李志良博士表示，「由於法律上有特定要求，所以必須給客戶列印正本，所以公司打印量龐大之餘，對打印質素也極為重視。」A.E.S曾與多間IT顧問公司合作，但都只維持三至四年，最終因為打印質素參差，李博士決心尋求一個更妥善的解決方法。
證書打印要求嚴謹
「因為我們要打印的測驗報告須交予客予作證明文件，所以格式要求相對較高，必須一絲不苟，萬一圖象移位，或者每張證書不一致，就不太好了。」李博士坦言，以往的打印機在使用初時效果尚算滿意，但隨著機件老化，打印的質素下解，甚至出現不少偏移及誤差的情況，在合約期內就必須更換打印機。可是，換機對公司造成很大麻煩，因為打印機儲存了A.E.S所有的文件格式，光是日常檢驗工作使用到的表格便有百多種。
「所以每次與服務供應商洽談合作，我都會親自帶員工一同到場試機，甚至會帶備公司多種表格，量度好標準打印尺寸，到場試機後再看是否絲毫不差。」另外，打印機可以儲存多少種表格、新增多少個文件夾，操作是否簡單、可否修改檔案名稱，一一都在考慮之列，李博士笑言，他已經到吹毛求疵的地步，最終只有富士施樂的打印服務讓他滿意，更一併選用了富士施樂的Docushare管理平台。
最令李博士喜出望外的，是富士施樂提供的文件管理服務。其實自2000年起，A.E.S已經開始將文件電子化，不但省卻租用儲存倉的費用，也希望可以便於管理和搜尋。本來要在總多掃瞄檔案和報告當中找出需要的文件，利用諸如光學字源辨識(OCR)軟件進行搜索並不太難，然而，李博士指AES的文件全都逐頁歸檔排好，檔案名稱上均列有參考編號，遇上客戶要求翻閱報告，只需接編號把整份檔案取出便可以，而OCR等對整個伺服器文件逐字逐句搜索，其實花了不必要的時間和工序。
富士施樂了解到李博士的需求，表示可以為A.E.S編寫程式，讓員工按工作編號搜查檔案，又為A.E.S的文件加上barcode條碼，若有正本在手，則只需要掃瞄條碼就可找到文件檔案。「而且barcode讓我們的證書文件看起來更專業，可以大大提升公司形象。」
包辦IT託管服務
由於AES並沒有聘用IT技術人員，一直以來都要依賴委託系統整合（SI）服務公司協助處理IT問題，卻遇上不少「烏龍」事。「由於我們在隔壁大廈還有另一個辦公室，舊的顧問公司建議我們用飛碟建立無線內聯網絡，以存取伺服器的資料。」但這樣不但不安全，而且速度慢，李博士笑言，員工得等街上貨車經過後才能順利存取資料。直至富士施樂提醒他們可以VPN作資料傳輸，李博士才恍然大悟。
加上小型顧問公司缺乏人手，即使遇上電腦當機或緊急事故，也只待星期四他們派人上門解決，或是麻煩同事在下班後留在公司等候IT技術人員到來。聽說富士施樂有資訊科技管理支援服務(MITSS)後，李博士決定一試。「舊有的IT顧問公司合作多年，一直到我們的伺服器不敷應用，只提出為我們再加建伺服器，但我發現『頭痛醫頭、腳痛醫腳』，並非長久之策。」
富士施樂提議李博士採用虛擬化技術，大大節省伺服器負擔，同時提高網絡速度，改善員工工作效率，更為A.E.S每部電腦安裝桌面監察軟件，隨時協助檢查電腦的健康狀況。
為中小企提供封頂式收費
李博士表示，大型服務供應商的好優勢是人手充裕，可以隨時派員來為公司解決IT問題，將延誤減至最低，而且有更多IT專才，提出的解決方法自然設想更周全。富士施樂市場部經理梁向南補充，「MITSS服務主要針對IT人手不足的中中企或中小企，以相宜月費提供適切服務，補足市場上對基礎IT支援的需求。」他希望這個服務可以惠及更多資源緊絀的企業。
富士施樂以封頂月費形式為A.E.S提供MITSS服務，打印機亦可作三年分期付款。「我們衡量過後，認為雖然整體費用比以往高，但可享有更有質量保證的服務，十分值得。」李博士透露，公司獲ISO9001品質管理系統認證，更須保持IT環境優良，以達認證標準。
A.E.S技術總監李志良博士表示，「由於法律上有特定要求，所以必須給客戶列印正本，所以公司打印量龐大之餘，對打印質素也極為重視。」A.E.S曾與多間IT顧問公司合作，但都只維持三至四年，最終因為打印質素參差，李博士決心尋求一個更妥善的解決方法。
證書打印要求嚴謹
「因為我們要打印的測驗報告須交予客予作證明文件，所以格式要求相對較高，必須一絲不苟，萬一圖象移位，或者每張證書不一致，就不太好了。」李博士坦言，以往的打印機在使用初時效果尚算滿意，但隨著機件老化，打印的質素下解，甚至出現不少偏移及誤差的情況，在合約期內就必須更換打印機。可是，換機對公司造成很大麻煩，因為打印機儲存了A.E.S所有的文件格式，光是日常檢驗工作使用到的表格便有百多種。
「所以每次與服務供應商洽談合作，我都會親自帶員工一同到場試機，甚至會帶備公司多種表格，量度好標準打印尺寸，到場試機後再看是否絲毫不差。」另外，打印機可以儲存多少種表格、新增多少個文件夾，操作是否簡單、可否修改檔案名稱，一一都在考慮之列，李博士笑言，他已經到吹毛求疵的地步，最終只有富士施樂的打印服務讓他滿意，更一併選用了富士施樂的Docushare管理平台。
最令李博士喜出望外的，是富士施樂提供的文件管理服務。其實自2000年起，A.E.S已經開始將文件電子化，不但省卻租用儲存倉的費用，也希望可以便於管理和搜尋。本來要在總多掃瞄檔案和報告當中找出需要的文件，利用諸如光學字源辨識(OCR)軟件進行搜索並不太難，然而，李博士指AES的文件全都逐頁歸檔排好，檔案名稱上均列有參考編號，遇上客戶要求翻閱報告，只需接編號把整份檔案取出便可以，而OCR等對整個伺服器文件逐字逐句搜索，其實花了不必要的時間和工序。
富士施樂了解到李博士的需求，表示可以為A.E.S編寫程式，讓員工按工作編號搜查檔案，又為A.E.S的文件加上barcode條碼，若有正本在手，則只需要掃瞄條碼就可找到文件檔案。「而且barcode讓我們的證書文件看起來更專業，可以大大提升公司形象。」
包辦IT託管服務
由於AES並沒有聘用IT技術人員，一直以來都要依賴委託系統整合（SI）服務公司協助處理IT問題，卻遇上不少「烏龍」事。「由於我們在隔壁大廈還有另一個辦公室，舊的顧問公司建議我們用飛碟建立無線內聯網絡，以存取伺服器的資料。」但這樣不但不安全，而且速度慢，李博士笑言，員工得等街上貨車經過後才能順利存取資料。直至富士施樂提醒他們可以VPN作資料傳輸，李博士才恍然大悟。
加上小型顧問公司缺乏人手，即使遇上電腦當機或緊急事故，也只待星期四他們派人上門解決，或是麻煩同事在下班後留在公司等候IT技術人員到來。聽說富士施樂有資訊科技管理支援服務(MITSS)後，李博士決定一試。「舊有的IT顧問公司合作多年，一直到我們的伺服器不敷應用，只提出為我們再加建伺服器，但我發現『頭痛醫頭、腳痛醫腳』，並非長久之策。」
富士施樂提議李博士採用虛擬化技術，大大節省伺服器負擔，同時提高網絡速度，改善員工工作效率，更為A.E.S每部電腦安裝桌面監察軟件，隨時協助檢查電腦的健康狀況。
為中小企提供封頂式收費
李博士表示，大型服務供應商的好優勢是人手充裕，可以隨時派員來為公司解決IT問題，將延誤減至最低，而且有更多IT專才，提出的解決方法自然設想更周全。富士施樂市場部經理梁向南補充，「MITSS服務主要針對IT人手不足的中中企或中小企，以相宜月費提供適切服務，補足市場上對基礎IT支援的需求。」他希望這個服務可以惠及更多資源緊絀的企業。
富士施樂以封頂月費形式為A.E.S提供MITSS服務，打印機亦可作三年分期付款。「我們衡量過後，認為雖然整體費用比以往高，但可享有更有質量保證的服務，十分值得。」李博士透露，公司獲ISO9001品質管理系統認證，更須保持IT環境優良，以達認證標準。
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