2017年8月2日星期三

OpenText數碼化文件管理


RightFAX深度支援傳真流程

不少企業流程都是支援信息處理。如果說現代企業以信息企業為主,相信不為過。類
似金融業,每日處理大量信息,從客戶查詢、合約、申請表格、企業和政府處理數以
萬計表格和文件,如果每一份表格都要人手發出和核對,花費不少人力物力。


企業有不少資料屬於結構性資料,也有不少屬於非結構性,甚至有些是互相交換結構
性資料,類似EDI應用。

OpenText 亞太區副總裁楊偉亮說,過去數年OpenText多次收購,其中包括去年收購了
Dell EMC的企業內容部門(Enterprise Content Division)。OpenText亞太區銷售總監曾家
寶說,企業接收不少為非結構數據;例如傳真、影印文件、甚至從留言或者SMS信息



傳真具法律效力

不少人以為,傳真已屬過時產物。事實上,傳真仍有不少需求,甚至仍是認可法律文
件,可作呈堂之用。不少金融、保險、醫療行業,仍以傳真作主要傳訊,使用率甚至
仍然有增長。

「例如申請保險;不少文件仍要求以傳真遞交;包括醫療或身份證明文件,因為傳真
是唯一被接納具法律效力的文件。」電郵傳送雖比較簡便,但數碼化傳送過程之中,
仍有入侵和竄改危險,傳真則相對較安全。

曾家寶說,OpenText的RightFAX為業內功能最全面的傳真解決方案。RightFAX傳真服
務器(FAX Server)自動化處理傳真收發,亦為業內中央化部署,規模最大,可遵守文
件處理的法規要求,有效減低風險。

雖然傳真仍然普遍,但企業已經很少使用傳真機,幾乎全由傳真解決方案代替。「傳
真內容可能涉及敏感資料,不少傳真轉成電郵,直接可發至電子郵箱。傳真服務器
(FAX Server)直接發出傳真,甚至整合企業系統,發出後自行存檔,無紙化操作,有
效減低資料外洩風險。

深入整合MFP設備

RightFAX也跟多功能打印機(Multifunction Printer,MFP)深入整合,通過定製化連接
軟件(Connector),連結至MFP電話簿,真接發出傳真,事後抄發至發傳真者的郵箱
,自動作為存檔。

RightFAX也與企業應用有深度整合,自動會擷取必須資料。「例如以SAP系統收發傳
真,不用同時開啟多個介面,用戶不用離開SAP介面,RightFAX可在背景取得資料,
甚至整合EDI流程,直接發傳真。

「一般企業應用的傳真方式,可分桌面傳真(Desktop Faxing)和作業傳真(Production
Faxing)。「桌面傳真」由桌面電腦或者MFP,經人手發出。最明顯例子是客戶服務中
心內,整合CRM回應客戶要求,傳真發出表格或資料。

「作業傳真」則連結企業應用系統;例如ERP和CRM、EDI等,自動發出自動化傳真
。「例如銀行完成某些交易後,自動向客戶發出傳真,確定完成交易。」


RightFAX和不同企業應用產品,開發出API,整合全自動化流程,快速在企業流程將加
入傳真功能。

曾家寶說,RightFAX的三大優勢,包括系統擴充容量極大,為不少跨國企業採用;其
次保安和法規遵從嚴格,符合各行業要求;第三是整合能力極高。以上三個優勢,令
RightFAX一直保持業內領導優勢。


混合雲降低營運成本

不少傳真服務器,也整合至企業IP通訊網絡,以通過內聯網,發出國際傳真。不過,
全球化企業確保傳真可送抵目的地,須各地建立IT基建,甚至租用當地線路,規畫容
量,費時失事。

曾家寶說:「愈來愈多企業,索性外判電訊商的服務,改用專業雲服務。隨著客戶 
成本效益,機構流行以外判方式,非核心IT基建,亦由外部服務供應商負責。
OpenText具備混合雲的能力,以RightFAX Connect直接取代全球傳真服務,RightFAX
Connect可端對端加密,確保內容全程受保護;甚至可將傳真服務器,置於RightFAX
Connect雲服務,完全採用雲端模式運作。

曾家寶說:「OpenText擁有全球最大通訊網絡Cloud Fax Service,各地均設數據中心,
向電訊商獨立採購線路,交付最可靠傳真服務。」

以混合雲模式外判傳真服務較受歡迎,原因通訊服務容易外判,效益立竿見影。曾家
寶預計,以混合雲方式建立傳真的基建,將成為大勢所趨。

1 則留言:

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