本地企業文件管理表現未如理想

近年,電子化大行其道,企業文件管理漸漸與資訊管理融為一體。企業深明文件及資訊管理不可或缺,卻又往往不知從何入手。富士施樂(香港)早前便於DocuWorld 2014上,發表「企業文件及資訊管理方案調查報告」,披露香港以至全球企業,於文件及資訊管理方面的趨勢、表現及成效,深入探討一個良好的文件及資訊管理方案,如何讓企業在效率、創新及可持續發展三方面取得突破。

根據世界經濟論壇公布的「全球競爭力排行2014」顯示,香港在全球的競爭力停滯不前,持續多年被新加坡超前,連續兩年維持全球排名第7位。讓香港整體表現受阻的其中一個重要因素,是企業營運欠缺效率,未能善用調配資源發展核心業務。有見及此,富士施樂(香港)遂於10月訪問75位本地首席資訊科技總監或高級管理層,了解本港大型企業及中小企,在處理文件及資訊過程中所面對的小題:可持續發展乃致勝關鍵

「企業文件及資訊管理方案調查報告」發現,即使所有受訪企業均有採用文件及資訊管理方案,近五成透露仍依賴人手處理文件,當中六成受訪者表示,仍有傳閱正本及列印文件的習慣,而利用文件櫃儲存文件的比例,更佔高達67%。此外,逾45%首席資訊科技總監或高級管理層,對現時使用的文件及資訊管理方案的表現感到不滿,讓他們感到困擾的原因,包括資料的保密性及儲取資料過程費時,分別佔受訪人數的49%及35%。

針對企業在文件及資訊管理方案所面對的難關,富士施樂(香港)分別推出業務流程託管服務、SkyDesk系列,及協助提升可持續發展的綠色儀錶盤(Green Dashboard)解決方案,為企業將挑戰轉為機遇,打造「未來智能辦公室」 (Future Smart Office)「企業部門之間的知識分享尤其棘手,而可持續發展的商業環境、綠化和保安問題亦是重點挑戰。」富士施樂(香港)市場總監陳慧德續指,近五成受訪者認為有需要利用更優秀的文件及資訊管理方案,從而加快存讀資料的速度,以利即時決定及提高公司治理表現。而在追求可持續發展的商業環境下,使用文件及資訊管理方案處理資料,已是大勢所趨,選擇能配合業務發展方針的方案及服務,才是致勝關鍵。