很多企業都面對文件過多難以處理,而且不便於員工即時交流,又經常有遺失的風險種種問題。但在數碼化的時代,企業對於文件的處理時間更是分秒必爭,這些問題顯得更急需解決。有見及此,富士施樂推出將文件數碼化的eSmartFlow的方案,以回應企業快速又高效地處理及接收文件的需求。
利用電子文件增加工作效率
富士施樂推出的eSmartFlow,從多功能文件管理系統進行電子化,在雲端平台上,提供即時的文件存取功能。一旦用戶收到電子文件,系統便會即時通知,使用戶能適時展開工作,而且eSmartFlow能同一時間從多個源頭接收不同的文件,使員工只需安坐座位,已能迅速收到各個部門同事的文件,大大增加文件傳送的效率。
有時候,上司或員工出外公幹,以致文件未能即時接收,不單阻礙工作進度,而且亦增加資料外洩的危險。但使用eSmartFlow後,不論用戶成功接收電子文件與否,都會自動通知傳送者,這令文件及用戶的去向都一目了然,大大減少文件遺失的風險。另外,eSmartFlow能簡單整合處理紙張文件、電子文件,以及不同檔案式的電子文件,成為一個單一的檔案,然後用戶可輕鬆存取於雲端或電腦,方便整理電子文件櫃內的資料,不再需要大量辦公室空間用以儲存紙張文件。eSmartFlow的用戶更可自訂工具列,將自己常用的工具變成捷徑,方便搜尋文件,提高工作效率。eSmartFlow也能透過OCR(光學文字辨識)分析紙張文件內容,更能轉換成可供搜索和編輯的文字檔案,方便搜尋、閱覽和進行文字編輯。而配合富士施樂的其他產品,用戶更可利用多功能文件管理系統直接從雲端打印和掃描至雲端,以及自動接收電子傳真並儲存於雲端,以方便用戶工作。
最高安全級別雲端
相信一提及將文件數碼化,很多企業都會擔心文件在網絡上外洩的問題。因為使用市面一般的雲端平台,一旦企業上傳資料,其版權也均為該雲端平台擁有,公司資料隨時會被第三者所使用。但eSmartFlow的數據中心屬於最高安全級別,亦即JDDCC-FS Data Center Facility Standard的最高級別,安全性媲美國際銀行。而且eSmartFlow採用HTTPS(SSL/LTS的HTTP)加密處理,能防止第三方攔截互聯網通訊,保障企業私隱。使用eSmartFlow,即使身處辦公室外,亦能隨時接收新文件,因此系統特設有為含有敏感資料的文件而設的安全唯讀模式,以供用戶隨時隨地安全閱覽文件。富士施樂市場總監陳慧德表示:「無論是存取雲端資料、即時監察工作流程、整合電子文件、或是處理傳統紙張文件,eSmartFlow都能夠透過高效率、具成本效益且安全的方式,將處理傳統文件的工序革新,使企業工作更靈活及減少人為錯誤。」
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