善用文件管理及辦公室設備促進工作流程

香港寸金尺土，無論大企業或中小企都傾向文件電子化，以節省文件儲存空間，同時方便隨時於網絡上存取數據，簡化工作流程。

打印機或多功能打印機可說是大小機構必備的辦公室設備之一，雖說電郵的出現減省了大量實體文件的往來，但企業日常營運仍須面對不少如會議簡布等的列印需求、合作夥伴與買／賣家的合約等，如要妥善保存重要文件，以迎合法規要求，同時又能快速地覓得所需資料或檔案，往往令企業大感頭痛。不論企業儲存了多少數據，若不能迅速地搜尋、讀取及應用這些資料也是徒然。據市場研究機構IDC一項調查顯示，美國公司每年須花費二百五十億元至三百五十億元處理紙張文件的歸檔、儲存及提取。

文件管理方案百家爭鳴

有見及此，各大商用打印機廠商紛紛投入研發文件管理系統或方案〈Document Management System/ Solution，DMS〉，以助用戶進行文件電子化、歸檔及電子文件管理，如HP的Digital Sending Software〈DSS〉、ImageNow工作流程軟件(夥拍Perceptive Software)及HP Automated Invoice Processing Solution(夥拍ReadSoft)；Canon的imageWARE Document Manager、Samsung的SmarThru Office和SmarThru Workflow、Konica Minolta的DocNet、理光的Ricoh Document Management〈RDM〉；富士施樂的電子辦公室〈eOffice〉方案更分別包括電子辦公桌〈eDesktop〉、文件流程〈Document Flow〉、電子文件管理〈eFiling〉和成本管理〈Cost Management〉幾個主要方案；此外，非打印機廠商EMC推出的Documentum在廣為業界採用，更夥拍HP推出管理方案。

部署文件管理系統，讓用戶可以簡易直接的程序把文件加入索引作電子歸檔，以便日後進行搜尋、檢索及編輯工作，並有效管理資料，而當中的高速文件掃描則全賴打印設備。目前，市面上一般的多功能打印機均設有掃描至電郵、傳真或網絡的功能，部分更可按日期或自行標籤歸檔；而收到的傳真文件亦可直接進行編輯索引，加以歸檔。針對於電子文件共享有高需的企業用戶，廠商如HP更推出了可直接連接互聯網的打印設備及軟件，如HP Internet Printer Connection軟件及Jetdirect打印伺服器；而Konica Minolta的DocNet亦可讓用戶可自行控制所需歸檔設定如欄位數目、資料類型、強制項目及預設值等，並提供互聯網檢索功能。

IBM雖然未涉足打印機市場，但亦有針對企業面對大量文件影像時的儲存及管理需求，推出了IBM FileNet Image Manager Active Edition。該方案除可永久儲存固定資訊外，還能為數以千計使用者快速而有效地擷取固定的物件及內容，支援各種來源資訊的組織、儲存及存取，並提供物件的分散式控管，例如文件影像、CAD圖面、資料及文字，甚且是照片、語音和視訊。透過該方案，企業更可擷取電子文件並將其連結到適當的商務系統，將內容與現有商務系統整合，簡化重要的程序。

新一代文件管理系統

共用檔案的分享乃傳統檔案系統最普遍的模，從最初的點對點〈Peer to Peer〉分享方式，到後來的主從式〈Client-Server〉將檔案帳號權限集中管理，利用檔案系統的分享權限與檔案權限，來控制每個人的存取；特定使用者只能對其負責工作範圍的文件有指定程度的使用權限，例如唯讀、修改、刪除等，而檔案伺服器管理員會針對文件類別與內容需求，預先建置目錄架構來提供分類。在集中管理的階層式架構下，目錄分類就成了一個問題，在使用一段時間後，檔案目錄的架構可能會變得很龐大甚至散佈在多台檔案伺服器上，令管理或調整目錄架構變得十分困難。版本控制亦是一個問題，因檔案存取權限只能設定使用者的存取範圍，然而擁有相同存取權限的使用者卻可以對同一份檔案進行編輯然後覆寫。

SharePoint Portal Server的新一代文件管理系統則克服了知識管理架構的舊有檔案系統文件管理的問題，使用者可利用Web browser或檔案總管直接操作與管理文件管理系統，毋須重新學習新操作方式。而在文件版本與流程管理方面， SharePoint Portal Server除支援標準資料夾的一般文件管理功能，如檔案摘要、索引及類別外，還可支援存回、擷取、公布、版本控制與核准程序，而擷取編輯修改後存入的文件，依照這份文件訂定的流程，須經由相關的審核者的許可後才能將文件公佈在資料夾中。審核者可透過網頁或電郵審核文件，決定是否要發布在資料夾中，從而進行版本控制。讀取者只能看到真正被公佈出來的文件版本，像在編輯中的草稿版本則會被隱藏起來。

SharePoint Portal Server更可將文件、內容來源、管理、資料夾等集合在同一工作專區〈Workspace〉，並為工作專區建立索引。配合類別和關鍵字，搜尋引擎即可快速找到相關檔案。