SharePoint 2010功能大躍進─文件管理進入新時代

現代辦公室愈來愈講求協作能力，除電子郵件系統，不少企業亦考慮部署文件管理、協作和群組系統。而微軟Office系統內，最為人熟悉是Exchange和Office，但近年文件及群組協作系統SharePoint的接納程度亦增加。SharePoint亦隨Exchange和Office推出最新版本是2010。

微軟曾一度在Exchange加入群組應用，成績差強人意，所以推了曾被認為是針對Notes的SharePoint。2005年，微軟收購了Groove Networks，因此也間接聘請該公司創辦人Ray Ozzie，此君一向被公認為Lotus時代Notes主要設計師，在IBM收購Notes數年後離任。2006年，Ozzie接替了微軟創辦人蓋茨，擔任微軟首席軟件架構師。

過去數年，SharePoint卻在文件管理範疇，異軍突起。不少文件管理廠商，例如本地軟件商慧圖，亦以SharePoint為骨幹，開發出文件管理系統，功能直追IBM的FileNet和EMC的Documentum。其他如OpenText 文件管理系統，亦紛紛整合SharePoint。儘管說，SharePoint仍未能挑戰如InterWoven超大型系統，在中型市場已不容忽視。

據微軟Office系統產品市務經理李友強說，SharePoint被用於協作、版本控制、文件保存、搜尋、分享文件，愈來愈流行，部分企業甚至以此，取代傳統檔案系統，管理文件整個生命週期。

SharePoint 2010最大改進，用戶有更大彈性，可以隨時隨地取用和修訂文件。「即使利用瀏覽器，亦可以修改任何Office文件，而且非常接近以Office套裝打開時的文本格式。」李友強表示，用戶可以符合工業準標瀏覽器；例如IE、Firefox和Safari，呈現恍如完整的文件式樣，但仍未包括Google的Chrome。「此外，新版Windows Mobile 6.5亦預載支援SharePoint上述功能。」

SharePoint利用了Silverlight新技術，呈現文件式樣，跟安裝了Office軟件的電腦，一模一樣。「甚至在咖啡室公共電腦展示，即使沒有安裝Office套裝，體驗完全沒有分別。」

新版SharePoint另一項新功能是新增離線功能，毋須依賴瀏覽器才能存取。「Groove會變身成SharePoint Workplace，離線情況下連接SharePoint。當Workplace以廣域網絡連接SharePoint伺服端，只會更新文件變動部分，類似廣域加速。Workplace離線功能讓公幹用戶，也可隨時修訂文件。」

另一項引人注意新功能，SharePoint加入了可供多人同時修訂文件（Co-authoring）。一般文件儲存檔案系統，多名用戶想同時修訂，文件會被鎖死。數年前，本港有家科技公司，開發了在網上可供多位用戶修訂試算表editgrid（http://www.editgrid.com/），一時聲名大噪。

網上試算表出現，可供多位用戶共同修訂預算，Editgrid的試算表甚至可以連接外部數據，動態進行計算。

SharePoint的Excel Services，可以鎖定或者掩蔽某些範圍，可在不顯示背後計算公式情況下，向特定用戶顯示試算表結果。不過，Excel Services仍不能供修改。

SharePoint新版加入了亦可多人同時修訂Excel、Word、PowerPoint等文件功能，也就是說文件毋須經電郵來回傳送，可以實時共同修訂。

李友強表示，新版SharePoint另一最大突破，乃建立群組應用比以往簡單不少。群組應用涉及不少合作關係，2010可以先通過視覺化工具Visio，描繪出整個流程涉及的步驟，再輸入SharePoint designer內，自動生成程式編碼。

「這種功能打破了程式和業務人員的鴻溝。業務人員大都曉得如何使用Visio來繪圖介紹流程。以Visio直接自動生成群組應用程式碼，可加快實施應用。」

李友強又表示，SharePoint的文件管理比以往更智能化，除了能夠簡單設定文件生命周期，更簡單設定Metadata和到期日，甚至根據某些預設規則，新增文件自動歸檔到適合位置。

「SharePoint與Office 2010整合，最後值得一提是商業智能上的改進。Excel新版本能夠處理的數據量驚人，2007版本已超過一百萬行數據，為商業智能提供極大的商機。新版本SharePoint則有強大產生報告能力，加上整合了PerformancePoint Services，能根據企業自訂衡量企業表現的關鍵績效指標（ KPI），從不同來源，如Excel、SQL等抽取適當數據，並在SharePoint呈現不同方面，如人力資源，不同員工實時KPI表現的儀表板，也可以濃縮呈現財務方面的表現。」本港企業如晶苑集團，就是結合了SharePoint和Scorecard管理系統，追蹤實時的企業表現。