IT講求自動化，從基建到應用程式，皆致力通過自動化改善工作流程、提升工作效率。事實上，打印及郵件運作亦然；尤其打印工作密集的行業如銀行及電訊商等，若其月結通知書或帳單能作全面自動化打印，即可省下不少營運成本。
早於一九八九年，理光已有打印及郵件運作自動化的理念，並逐步研發相關技術及可行性。及後，理光與IBM打印系統部門於O七年六月，以合資企業形式成立InfoPrint Solutions。根據該合資企業協議，理光承諾初步收購InfoPrint Solutions之51%股份，並將在接下來的三年內，逐步收購剩餘的49%股份，從而使該合資企業成為理光的全資子公司。而InfoPrint Solutions之擁有權，亦順利在過去的三年間逐漸由IBM 轉移到理光，且過渡期已於今年六月三十日 結束。
InfoPrint Solutions香港區總經理陳志威表示，InfoPrint Solutions成立之初，以解決方案為中心，期望能體現IBM長達五十年的生產列印經驗，於完成收購後，以理光全資子公司的新角色，透過更加廣泛的服務範圍，繼續協助客戶推行自動化打印及郵件運作。
「自動文件工廠」概念推翻傳統打印模式
InfoPrint Solutions早於O八年已提出「自動文件工廠」(Automated Document Factory) 打印概念，透過端對端的閉環式解決方案，把一般辦公室內的打印及郵件運作流程全面自動化，並加入周全的控制功能。
陳志威闡釋指「自動文件工廠」以InfoPrint ProcessDirector工作流程軟件為核心，用戶可按需加入功能模組，處理更繁複的文件及郵件管理工作。該軟件能透過綜合架構，減省對伺服器及資訊科技資源的要求，使系統實施流程變得暢順，和減少對正常流作的影響，從而提升生產力、化繁為簡。
「打印及郵件運作自動化，除可提升生產力，改善工作流程，更重要是文件打印及郵件輸出，乃商業機構與客戶接觸的重要渠道，也是品牌形象的反映。傳統的打印設施有欠靈活，涉及大量人手操作；同時難於延展，未能配合企業的增長步伐；更重要是無法追蹤曾輸出的文件，要修訂文件內容就要重新整理。而自動化其中一個優勢，正是能有效減低人為錯誤的可能。試想想，倘因手誤錯發客戶通知書，外泄了其個人財務資訊，又或致令催交月費的通知書遲發，使客戶未能趕及在到期日前繳交月費，因而被加收利息及手續費，客戶追究投訴，不但耗費機構的人力時間處理解決，更往往會破壞品牌形象，後果堪虞。」
靈活彈性減郵費
而InfoPrint Solutions的自動文件工廠，除可對小型操作進行分批處理和自動確定最佳操作流程外，亦能優化操作程序，有效運用打印和插入系統。每份文件均含有獨特標記，可輕易修訂、接受新要求及處理繁複操作，亦可輕易進行彩色轉換。
此外，該方案可根據客戶服務級別協議，自動跟進整個生產過程的表現，通過單一介面了解操作是否按時或存有風險。用戶亦可進入毋須人手干預的環境，確保準時打印和傳送每封郵件，並提供審計踪跡，確保操作按時完成。另外，通過設備、站點之間以至全球範圍內的故障恢復功能，可實現跨地域的業務延續效益。比方說，當一個站點的設備突然發生故障，便可迅速把文件轉移另一站點的設備，繼續打印。
更吸引的，是該方案可利用本地郵政的郵費折扣優惠，按郵寄地址之郵區及所屬地域郵差作郵政分類，編上Postman Beat Code，即可節省高達兩成之郵費。
「郵費佔直銷郵件整個製作成本的最大比例，控制不好，往往是影響競爭力的致命傷。又以銀行為例，假如銀行每月向客戶發出數十萬封月結通知書及優惠單張，而每封郵件均可因此減兩成郵費，那將是多麼可觀的一個數目。」
利用先進的郵政分類功能，可藉著對郵件進行預先處理來減少郵費。該方案並提供文件分類流程管理和控制功能，有助優化內、外分類操作，通過電子分類功能，有效把每項作業所需的傳遞次數減至最低。如此一來，即可使用較少設備和人手、耗用更少紙張，以更高效率和更具環保效益的方法，分類更多文件。
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