2012年7月4日星期三

Concur自動化方案 助企業妥善管理公幹開支


歐美經濟仍不樂觀,企業多持守勢。公幹開支被視為純粹財政支出,首當其衝面臨削減。

然而,企業雖有心控制公幹成本,不少公司更是投入大量人力和時間,卻仍難有效掌控。

針對全球企業公幹及款待開支,綜合公幹及開支管理服務供應商Concur曾發布年度報告,指去年香港所有商務差旅開支項目,包括機票、住宿、膳食及交通等,均有上升。

Concur早前也委託市場研究機構Ipsos進行調查,發現本港企業每年公幹開支申報成本,倘以金額計算,甚至高達12億港元!

人手處理成本高

「許多員工並不熟悉公司公幹規則與流程,申報過程常有錯誤,令審核負荷大增。而公司財務部職員,處理眾多紙張文件,更不勝其煩。」

Ipsos調查指,公幹員工每月要花費1日時間,完成3項開支申報;而由申請到發還款項,平均要2.6個星期處理。56%員須於公幹前提出申請,逾25%須獲多方審核,往往耽擱數日,延誤行程。

Concur執行副總裁兼亞太區總經理Michael Eberhard表示,企業意識到,人手處理,並非高效低成本的做法,「現時申報流程中,難免產生種種問題,不但程序繁雜,徒增職員焦慮,公司財務部與申報員工之間也出現摩擦。」

調查亦顯示, 88%受訪者稱,公司仍以電子試算表(Excel)或紙張表格形式,收集公幹開支申報。67%財務部職員認為,倚賴人手處理,人為錯漏難以避免,乃是問題根源。

80%的財務部員工表示,在處理申報過程中遇到不同問題或錯誤,包括缺失收據(65%),金額數目出入(39%),以及申報與單據不符等。」

自動化申報流程

52%員工忘記索取收據,50%申報時未能附上收據。而遺失收據,往往導致申請被拒。
Concur基於雲端的自動化公幹開支管理解決方案,單一平台整合旅程申請及預訂、行程管理、乃至審核報銷、提交報告等全面環節,引導員工完成申報流程;並支援流動裝置,用戶可即時提交申請,財務部門亦能即時瀏覽及批核,協助提升申報效率。

「毋須藉助掃描或傳真裝置,員工僅需利用手機,拍攝收據後直接上載,按照介面簡易指示,填寫相關項目,便可即時遞交,並能自動完成報表,不必費時人手整理及瀏覽大量紙張單據,節省由記錄、呈報至批核所需時間。」

Eberhard說,當員工嘗試申報違規開支,或輸入錯誤時,Concur方案會提出警示,要求修改,確保員工遵循公司政策指引,也減輕冗繁審核作業。

「此外,企業更可知悉僅憑人手申報難以挖掘的詳細資訊,了解公司公幹支出模式,管理人員可準確定位問題所在,以進行相應優化。」


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