2012年9月26日星期三

Concur定位及警示服務助企業為海外員工進行風險管理

近年天災頻繁,海潚、地震、火山爆發、暴雨成災等,不但在各地造成傷亡,亦往往引致航班延誤或交通癱瘓;加上近年經濟下滑、政局不穩,各地不時發動工潮,甚或出現恐怖襲擊,企業若要時刻與外派員工保持聯繫,及時為他們提供協助或調動行程安排,則需要一套能完善管理海外員工行程,及提供突發事故警示服務的系統。

愈來愈多企業委派行政及銷售人員往海外辦公,然而基於種種不可預期因素而與該員工失去聯絡,輕則妨礙營運進度,重則關乎人身安全。Concur執行副總裁兼亞太區總經理Michael Eberhard引述,最近一家新客戶,正是在籌備上市之際,無法與剛派往外地出差的CFO取得聯絡,且公司上下無一備有其行程記錄,管理層方醒覺須有系統地記錄員工出差行程,以便能隨時聯繫,及適時提供協助,最終決定部署Concur的綜合公幹及開支管理服務。

定位及警示確保外派員工安全

跨國企業欲有效地履行對員工的照顧責任(Duty of Care),必須掌握被派送海外公幹員工的位置,及擁有與員工保持緊密聯繫的可靠通訊系統,兩者均可算是風險管理計畫的關鍵一環。有見及此,Concur早前公布在既有的綜合公幹及開支管理服務之上,新增專為流動設備而設之定位及警示服務(Locate & Alert),讓企業可追蹤正於海外公幹的員工位置,並在有需要時保持緊密聯繫及提供協助。

派員到海外公幹已成為跨國企業日常營運中不可或缺的一環,僱主有責任為公幹員工制定在緊急情況下可遵循的守則,從而保護企業權益及其員工之安全。然而不少企業卻未有制定清晰政策,因此Concur為亞太區企業提供定位及警示服務,以協助他們履行對員工的照顧責任。員工透過已安裝Concur流動應用的智能手機或平板電腦,在到達目的地或回到所在地時簽到(check-in),定位及警示服務會即時自動更新員工位置,有關方案同時亦會充分運用已儲存於系統內的員工個人檔案及行程,好讓管理層能獲取完整的資訊。

「原理就好像一般個人用家在社交網絡上『打卡』一樣。員工除可利用Concur Travel Itinerary來管理其行程及簽到,亦可選擇以手機程式Tripit Pro來更新行程安排、簽到,並可選擇與指定之聯絡人實時分享其公幹行程,從而確保企業能掌握海外公幹員工之位置。」

互動通訊平台保持緊密聯繫

此外,定位及警示服務亦為僱主及員工提供安全及穩定的雙向通訊平台。當發生任何突發或未能預見之事故,如天災、政局不穩或交通延誤等,此服務即可實時通知身處海外公幹的員工。

「公司亦可主動以短訊或電郵等通訊模式,同時聯繫所有身處事發地點的員工,並建立互動的對答設定及自動回覆,如透過SMS詢問員工是否安全,如員工選『是』,系統即會回應『保持聯絡』;若員工選『否』,系統即會詢問能為對方提供甚麼協助,並將盡快致電求助員工。如此一來,一旦不幸遇上突發事故,企業即可於最短時間內了解狀況,確定能與多少名外派員工取得聯絡,當中有多少人需要緊急援助。」

到外地公幹往往可能因時差問題,未能即時聯絡到總公司尋求協助。就此,Eberhard表示系統亦可設定成同時通知外地分公司,讓身處相同時區的分公司為公幹員工提供協助。據悉,目前不少銀行及金融業如American Express等,均已部署綜合公幹及開支管理服務。

沒有留言:

發佈留言