自動化開支申報 BusinessPlus Expense加快流程控制開支

現代企業的分工愈來愈精細，員工經常出外公幹，交通和應酬開支相當零碎，有時員工也會墊付了支出，再申請。

員工填寫開支申報，呈交有效的單據，背後還有複雜流程；包括了批核取得授權，確定開支符合政策，甚至符合法規遵從要求。申報獲批准後，才能由財務部處理，並且入賬和報銷開支。

目前，不少機構的人手愈來愈緊張，如何節省人力資源，精簡流程，才能保持競爭力。開支申報消耗了員工不少時間，自動化和快速的開支報表系統，不單節省員工時間，也可以更有效控制開支。

Web-based應用支援隨時隨地處理開支

不少公司都要員工申報外勤開支，員工回到公司填報大量文件，然後又經審批才能完成；影響員工正常工作。隨著流動技術普遍，員工其實不必待返回公司後才填寫申請。

FlexSystem銷售及市務總監呂培正解釋，FlexSystem開發BusinessPlus Expense，正正針對自動化開支申報流程。除了加快流程審批和報銷，退還款項過程，也可以更快速了解公司的財務狀況。部分公司可能向員工發出信用卡，但如果員工不及時申報，開支可能要個多月後才呈現，更難以準確掌握項目的開支情況BusinessPlus Expense的優勢，在於完全毋須安裝軟件，以HTML 5語言開發，因此不論公司分支有多分散，辦公地點遍佈各地，均可簡易支援，只要上網便能隨時隨地安全連接使用。而外勤員工更可通過手機應用App，即時拍下單據存檔，完成工作後馬上申報開支，減少錯失和延誤，加快報銷開支過程。如果員工已墊支款項，也可馬上發出付款申請。

「外地公幹往往涉及多項瑣碎開支，若把單據統統儲起待回港後才輸入，既費事又容易錯漏。外勤員工可於墊支用膳交通等款項後，即時輸入付款申請，待有網絡連接時再一併上傳，方便省時。」

BusinessPlus Expense的應用程式，除可處理不同種類開支申請，更可以不同貨幣即時兌換幣值，支付方式和涉及的項目。員工也可即時填寫付款申請，加快處理和退款。

全面一站式方案

呂培正表示，自動化的開支申報亦可更快產生報表，並作出商業分析，管理層更掌握實際開支情況，不同項目是否超支，或者開支有否不尋常的情況。系統亦設有自動提示功能，可按預設日期時間發出，提醒員工填交開支申報，以便會計部適時處理。而有別市場上同類型方案，FlexSystem除了提供針對開支的Expense，亦有針對採購流程的BusinessPlus Procurement，實行一站式完整方案「一般開支方案以僱員為主導，集中處理有限數目的營運開支（OPEX）；而BusinessPlus Procurement則可涵蓋採購項目，處理較大額的企業資產投資和資本開支（CAPEX），為管理層提供更全面的商業分析。」

目前，BusinessPlus Expense分別提供自建部署（On-premise），和訂用帳戶的雲端服務（Cloud-based Subscription）2種選項；後者採用IBM的SoftLayer雲端平台，以為用戶提供最安全可靠的雲端服務。呂培正又透露，現有客戶多傾向採用自建部署方案，可能與目標客戶多為金融及投資行業有關，須考慮法規遵從等安全因素。